Tempo e tecnologia são dois recursos muito importantes para qualquer empresa, no entanto, existe um grande desafio enfrentado pela maioria em otimizar o próprio tempo.
O fato é que, independentemente do tipo de organização, seu segmento e seu porte, é fundamental maximizar a produtividade, por meio de recursos tecnológicos, otimização de tempo e fatores de produção.
O mundo corporativo está cada vez mais dinâmico e não abre espaço para escolhas que se limitam às formas de realizar tarefas. Em outras palavras, qualquer negócio que queira se manter nos meios tradicionais, mas não se atualize, fica para trás.
Isso acontece com organizações que estão nas mãos de gestores que deixam passar grandes oportunidades de melhorar seus resultados em produtividade, aumentar a satisfação do cliente e ter mais rentabilidade.
A tecnologia é a melhor ferramenta para lidar com tudo isso e traz uma grande quantidade de maneiras para que diversos setores do mercado possam encontrar meios vantajosos de otimizar o próprio tempo e melhorar os resultados.
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Mais uma vez, quem não aceita as mudanças, pode cair no ostracismo. Pensando nisso, este artigo vai explicar a importância de otimizar o tempo, quais são os riscos de uma má otimização e como melhorar a gestão de tempo.
Importância de otimizar o tempo
Dentro de um processo produtivo, o tempo é um fator fundamental, mas que parece estar cada vez mais escasso. Investir em maneiras de otimizá-lo gera impactos positivos em várias etapas, principalmente nos custos do negócio.
Se não houver foco em bom aproveitamento de tempo, vários problemas começam a aparecer. Por exemplo, embora os funcionários tenham remuneração fixa, além do salário, é necessário arcar com impostos e tributos da contratação.
Dentro de uma empresa especializada em CLCB vigente, cada minuto do trabalho dos colaboradores possui um valor definido, mas se as pessoas se perdem em tarefas secundárias ou outras atividades, a empresa paga por uma coisa que não tem retorno.
O mau uso do tempo acaba aumentando o horário de trabalho, o que também aumenta os custos da companhia. É importante lembrar que as horas extras são mais caras do que as horas normais e são contabilizadas no FGTS, férias e 13º salário.
Por fim, existem os prazos de entrega de produtos e serviços que acabam ficando comprometidos, provocando uma quebra de confiança interna e externa.
Isso pode fazer com que a organização se torne uma referência negativa, como uma empresa que atrasa as entregas, o que é extremamente prejudicial para a própria imagem.
Além do mais, a falta de otimização de tempo está relacionada ao comportamento do colaborador, pois mesmo bloqueando o acesso às redes sociais, ele pode direcionar seus esforços para outras atividades que tomam o tempo.
O gestor de um fabricante de estabilizador de energia industrial precisa identificar quais são os gaps no processo produtivo e buscar alternativas para resolver esses problemas.
Exemplos disso são processos extremamente burocráticos que consomem grande parte de um tempo que poderia ser usado para alcançar metas.
A atribuição de atividades necessárias, mas que estão fora do escopo da equipe, são trabalhadas em conjunto com outros setores, o que acaba exigindo muitas idas e voltas de informações e formalizações.
Além disso, uma má gestão do tempo é resultado da falta de definição prévia em relação ao tempo destinado para cada etapa da tarefa.
Em outras palavras, a equipe pode perder muito tempo prolongando certas fases, como envio de propostas, assinatura de contratos e até mesmo o contato com o cliente.
É fundamental utilizar o uso do tempo para identificar quais etapas consomem o trabalho dos profissionais da equipe, para buscar soluções que vão melhorar a execução desses pontos.
Riscos da má utilização do tempo
Se a empresa não tiver foco em melhorar o aproveitamento do tempo, pode acabar prejudicando a produtividade de seus setores. Isso é comum, inclusive, em equipes focadas, mas que precisam passar por um grande processo burocrático.
Consequentemente, o negócio acaba tendo que lidar com custos mais altos que vão impactar em seus resultados, assim sendo, é fundamental que um fabricante de cobertura de toldo para garagem saiba fazer uma boa gestão de tempo.
A produtividade dentro das organizações é medida por meio de indicadores específicos, cujo principal ponto de avaliação é a eficiência. Isso ajuda a alcançar metas dentro de prazos específicos, e com recursos previamente definidos.
Se o indicador está apontando para dados negativos, então provavelmente existem problemas e anomalias nos processos que podem prejudicar os clientes e o próprio negócio.
Como melhorar a gestão de tempo?
Fazer uma boa gestão de tempo é uma habilidade necessária para qualquer gestor, principalmente tendo em vista a rotina cada vez mais atribulada em que as organizações vivem hoje em dia.
Uma companhia de conserto de empilhadeira elétrica está diante de inúmeras demandas administrativas e ainda precisa lidar com um ambiente profissional cheio de distrações que podem afetar a produtividade dos colaboradores.
O que se vê é que, hoje em dia, é necessário fazer um grande esforço para ignorá-las e se concentrar na tarefa.
No entanto, se o negócio souber fazer um bom gerenciamento das horas dedicadas à realização do trabalho, obtém resultados que compensam muito.
O melhor de tudo é que, além das estratégias que ajudam nesse sentido, também é possível fazer um planejamento do dia, definir prioridades, eliminar distrações, evitar a procrastinação e implementar indicadores de produtividade.
Tudo isso pode ser feito por meio de recursos tecnológicos que ajudam a corporação a administrar melhor o próprio tempo. Algumas dicas para fazer isso são:
Contar com aplicativos de gestão de produtividade
Existem diversos aplicativos que ajudam a fazer a gestão de tarefas e produtividade e estão disponíveis em diferentes configurações e possibilidades. Eles ajudam com diversas necessidades, como:
- Definir prioridades;
- Ordenar tarefas;
- Determinar prazos;
- Controlar interrupções;
- Evitar distrações.
Também existem aqueles em que as tarefas podem ser compartilhadas com toda a equipe, algo que facilita muito a comunicação e otimiza o tempo de um fabricante de armário de cozinha suspenso planejado.
Por meio desses aplicativos, também é possível medir a produtividade e analisar qualquer aspecto que possa afetar o desempenho dos funcionários.
Tudo o que a organização precisa fazer é entender quais deles se adequam melhor às suas necessidades para fazer uma boa gestão do tempo.
ERP de seguros
Uma das principais ferramentas para ganhar produtividade é o ERP de seguros. Trata-se de um sistema de gestão desenvolvido para seguradoras e que tem como propósito trazer mais agilidade nas operações, levando em consideração as demandas.
Além disso, existem sistemas ERP para outros segmentos, como no caso de um fabricante de bolsa de pano personalizada, para aproveitar melhor o tempo, além de automatizar processos e tarefas.
A companhia também consegue integrar dados, sistemas e departamentos, digitalizar documentos, apólice contratos, entre outras tarefas do dia a dia.
Computação em nuvem
A computação em nuvem, ou Cloud Computing, traz mais mobilidade, aumenta a eficiência e torna a organização muito mais ágil, visto que as tarefas podem ser realizadas de qualquer lugar e a qualquer hora.
Os colaboradores podem acessar dados e sistemas por meio de qualquer dispositivo, independentemente de onde estão, algo muito útil para os dias de hoje em que o home office se tornou tão comum.
Por meio desse recurso, o funcionário de uma empresa especializada em serviços de paisagismo e jardinagem consegue acessar contratos, compartilhar informações e analisar relatórios.
Consequentemente, isso proporciona um bom aproveitamento do tempo, por essa razão, investir em sistemas que contam com essa tecnologia ajuda a conduzir melhor a rotina da corporação.
Ela não terá mais a necessidade de reunir todos os seus colaboradores em um único local para realizar suas atividades, algo que acaba trazendo mais economia.
Sendo assim, se uma empresa não precisa investir em infraestrutura física para que os colaboradores possam realizar suas atividades, terá menos gastos com locação de espaço, internet, energia elétrica, entre outros.
Somente os colaboradores que precisam estar no local, como os funcionários que cuidam da higienização de carros em um estacionamento, vão precisar dividir o espaço, o restante, pode trabalhar em casa.
Além do mais, a computação em nuvem é muito mais segura do que o armazenamento em um HD ou nas máquinas da companhia.
Considerações finais
Não faltam exemplos de ferramentas e recursos que ajudam os negócios a otimizarem o próprio tempo, melhorando a produtividade de seus colaboradores e tendo acesso a inúmeras formas de economizar.
Independentemente de qual seja o segmento de atuação da companhia, ela pode aproveitar essas ferramentas que mudam completamente a rotina para melhor.
Fazer uma boa gestão de tempo dentro da organização é imprescindível para acompanhar as demandas do mercado e garantir a qualidade das soluções oferecidas pela empresa.
