Automação processos de negócios: como ferramentas de automação transformam operações diárias

Muito se fala sobre automação nos dias de hoje porque ela veio para facilitar a vida das empresas e dos próprios profissionais. Desde a tecnologia para armazenamento distribuído até a computação, muitos avanços aconteceram nas últimas décadas.

Eles permitiram que as empresas pudessem crescer e evoluir com rapidez e afetaram vários pontos dentro das organizações de maneira positiva. Mas todo esse desenvolvimento trouxe responsabilidades que as companhias precisam seguir.

Ele aumentou as demandas e de acompanhamento e tornou os processos de negócios mais complexos, ao mesmo tempo em que facilitou muitas tarefas. Entre os principais recursos está a automação de processos de negócios.

Também conhecido pela sigla BPA de Business Process Automation, passou a ser usado por várias empresas que desejam agilizar suas atividades do dia a dia e melhorar a eficiência da administração de negócios.

Mas para aplicar esse recurso e aproveitar todos os benefícios que ele oferece, gestores e empreendedores precisam compreender um pouco mais sobre o assunto, caso contrário, não podem extrair o potencial da tecnologia.

Este artigo vai mostrar qual é a definição de automação de processos de negócios, quais são as ferramentas usadas nessa modalidade e de que maneira ela pode impactar as empresas.

Conceito de automação de processos de negócios

Automação de processos de negócios é um recurso também conhecido como automação de fluxo de trabalho e envolve o uso de tecnologia e automação na execução de tarefas complexas, sem intervenção e esforço humanos.

A transformação digital descreve muito bem a otimização de processos que é realizada por meio de novas tecnologias. Essa facilidade traz muitos benefícios, como:

• Gera eficiência;
• Cria padrões úteis;
• Economiza tempo;
• Poupa dinheiro;
• Otimiza recursos.

Um fabricante de medicamentos para recuperação de vícios químicos pode usar essa automação para uma grande quantidade de tarefas repetitivas, como o rastreio de vários clientes para configurar chamadas, criar lembretes e atualizar calendários.

Ela também não precisa ser aplicada necessariamente apenas a funcionários individuais, visto que a automação de processos é muito mais eficaz quando trabalha de modo multifuncional, envolvendo toda a corporação.

Várias áreas da companhia podem se beneficiar com ela, como atendimento ao cliente, marketing e vendas, TI e engenharia, financeiro, recursos humanos, desenvolvimento de software e produtos.

Ferramentas usadas na automação de negócios

Existem várias ferramentas que podem ser usadas na automação de processos de negócios, e entre as que mais se destacam estão:

Zapier

As organizações podem usar várias ferramentas em seu dia a dia e é muito importante que saibam integrá-las, com isso, as informações fluem com mais agilidade.

O Zapier facilita essa tarefa, pois ao invés do trabalho manual de transferir dados de um ERP para o sistema CRM, todos os dados são coletados de uma ferramenta e passados para outra, tudo de forma automática e correta.

Para uma escola que oferece curso de depilação profissional, é uma forma de ter mais tranquilidade no controle de informações, pois ocorre a combinação de ferramentas usadas em processos diferentes na empresa.

Slack

Existem algumas atividades que a organização precisa cumprir em horários específicos, mas que por alguma razão costumam ser esquecidas.

São situações pelas quais muitas companhias passam, e com a Slack é possível criar alertas e times de trabalho por meio dos canais de comunicação.

Também é muito útil para estipular horários específicos que chamam atenção dos profissionais na hora de realizar determinada ação.

Imagem: Freepik.com

Eles podem se preparar para uma reunião, finalizar um documento e automatizar os lembretes para que nada passe despercebido na rotina de trabalho.

Intercom

Prestar atendimento ao público online não é trabalho apenas para o time do suporte, visto que as áreas de marketing e vendas também precisam de um bom processo de comunicação, com isso, terão mais facilidades para fechar vendas.

O Intercom é uma ferramenta que melhora o sistema de chat para as áreas de suporte, vendas e marketing e seu grande diferencial é a automação de mensagens.

Com ela, um centro veterinário especializado em aves pode configurar uma forma de comunicação e divulgação de conteúdos para quem acessa determinadas páginas, o que facilita trabalhos que costumavam ser manuais.

Pluga

Pluga é uma startup brasileira que está entre as 100 mais promissoras porque consegue automatizar processos via API, assim como faz o Zapier, mas a vantagem é que o sistema está em português e de acordo com a realidade das organizações.

Independentemente do tamanho do negócio, vale a pena investir nesse recurso para melhorar diversos processos dentro da companhia.

RD Station

É fato que a revolução digital está impactando todas as empresas e os sistemas de automação de marketing passaram a ser fundamentais na rotina dos profissionais que querem atrair um público fiel para a marca.

Um fabricante de máquina de café em grãos profissional pode usar a RD Station para facilitar diversas ações, como segmentar leads e definir a sequência de envio de e-mail.

Isso poupa o negócio de um extenso trabalho manual, permitindo que modelos fiquem agendados e o público entre em um fluxo de automação para receber mensagens pré-definidas.

NFE.io

O setor que cuida da área fiscal do negócio sabe que existe muito trabalho quando o assunto é emissão de nota fiscal. Também existem ferramentas focadas na automação desse processo que traz muito mais agilidade para o trabalho.

O NFE.io é um sistema que emite notas fiscais automaticamente, faz o envio de documentos e elimina diversos trabalhos manuais.

Toda essa parte burocrática fica a critério da ferramenta que ainda reduz os riscos de emitir notas fiscais erradas.

Impactos da automação de processos

Por meio da automação de processos de negócios, um hospital de emergência animal tem acesso a diversos benefícios. Um deles é a redução do tempo de produção, que ocorre por conta da união entre tecnologia da informação e gestão de negócios.

Isso acaba por otimizar os resultados da companhia, pois a comunicação facilitada e a informatização de tarefas conseguem reduzir o tempo de produção, tornando as atividades mais simples.

São características que permitem às equipes otimizar seu potencial e se atentarem ao que é realmente relevante em termos estratégicos. Consequentemente, elas conseguem aproveitar o capital humano.

Outro impacto positivo é o monitoramento de resultados, visto que todas as informações geradas por sistemas e equipamentos ficam armazenadas em um banco de dados, e a companhia consegue identificar gargalos.

Também tenho idade para descobrir o que precisa melhorar, além de acessar informações que ajudam a tomar boas decisões.

Uma escola que oferece curso de comunicação pessoal tem mais facilidade para saber o que tem no estoque, como está o financeiro, quais são os números de vendas e até mesmo compreende o desempenho dos colaboradores.

Todas as informações são apresentadas como relatórios que vão subsidiar os processos decisórios. Também contribuem com a elaboração do planejamento estratégico organizacional ajudando a reduzir erros e aumentar a competitividade.

Outra consequência da automação de processos é a redução de tarefas operacionais por conta da informatização de atividades. Um dos melhores aspectos é o aumento do compliance, por conta dessa relação.

Ele é essencial porque permite à empresa adotar as melhores práticas, a partir do momento em que possui dados armazenados que podem ser consultados posteriormente, toda vez que for necessário.

Uma auto escola mais próxima de mim consegue trabalhar a padronização e evitar que a produção fique paralisada por conta de algum problema interno, assim  todas as tarefas serão cumpridas dentro de um roteiro predefinido.

Para a companhia, a automação de processos também facilita a entrada de novos colaboradores e ainda ajusta a estruturação de processos por parte dos gestores.

As organizações podem melhorar suas rotas, como no caso das transportadoras, porque muitos recursos apresentam o melhor trajeto, levando em conta a situação do trânsito, as entregas que devem ser feitas, pedágios e outros aspectos relevantes.

Da mesma forma, uma empresa especializada em lavagem fachada pode aproveitar a automação de processos de negócios em sua ouvidoria.

Por meio de um sistema de automação, o software vai registrar ocorrências, reclamações e contatos, encaminhar para os setores responsáveis, contabilizar o tempo de atendimento e controlar o período de respostas.

Também é um excelente recurso para medir o nível de satisfação dos clientes e receber feedbacks. Até mesmo atividades simples, porém burocráticas, podem ser executadas com rapidez, como no caso da emissão de notas fiscais.

Os sistemas inteligentes usados para essa finalidade coletam as informações mais importantes e facilitam a emissão do documento.

Considerações finais

A automação de processos é extremamente eficiente e ajuda a corporação a conquistar mais vantagem competitiva em seu mercado de atuação.

Deve ser encarada pelos gestores e empreendedores como um investimento, capaz de trazer resultados em curto, médio e longo prazos. O negócio consegue crescer com mais facilidade e se estabelecer em sua área.