Inicialmente, tudo que altera os processos de trabalho de uma empresa cria boas expectativas. No entanto, é necessário informar e demonstrar que algumas etapas exigirão paciência e coalizão dos profissionais envolvidos. Isto faz parte da entrada de um novo sistema em uma instituição e com isso enxergamos o ERP (Enterprise Resource Planning) e a resistência interna à implantação.
Pode ser difícil mudar de direção; aliás, sempre desconfie se tudo estiver fluindo facilmente, pois se foi necessária a mudança é por que já existiam dificuldades. Então, quais seriam alguns métodos eficazes que podem diminuir a resistência à uma nova implementação e o que deve ser considerado quando se lida com questões de gestão de mudança?
- O mapeamento de processos é fundamental para se ter uma visão macro do negócio e o tamanho das engrenagens em cada departamento;
- Certificar-se de envolver todas as partes interessadas, desde o início do projeto, e tê-los a bordo com o escopo e objetivos do projeto, tendo a certeza de que essas metas são claras para todos;
- O alinhamento com um PDCA (Plan Do Check Act) atual ou inicial é apropriado;
- A contratação de consultores externos especializados no ERP é muito útil para ajudar a identificar, analisar e abordar as preocupações das diferentes unidades de negócio;
- Todos em posições de liderança precisam ver que se trata de um problema de negócio, ao invés de uma questão de tecnologia;
- Por mais dolorido que seja, é necessário ter em mãos uma forma de roll-out do ERP, um plano B por causa de possíveis engessamentos que possam interferir no negócio;
- Um plano de negócios novo e atualizado, se possível, interagindo com o planejamento estratégico para demonstrar claramente as necessidades atuais e futuras;
- É importante o acompanhamento de um escritório e/ou profissionais de PMO (Project Management Office), visando os processos e validando os mesmos.
À medida que as alterações são feitas e as implementações futuram começam, os stakeholders (participante da estratégia) sentirão as reações de todos os envolvidos, tanto funcionários quanto colaboradores. Assim sendo, é importante ganhar a confiança e demonstrar a todos os benefícios futuros logo no início da implantação do ERP.
